Home
¤ Lobby ¤ Front Office Back Office ¤ Management
 
Sabtu, 14 Desember 2019
¤ General  ¤ Account Receiveable ¤ Account Payable ¤ Accounting ¤ Finance ¤ Cashier
Account Receiveable
Billing Statement
Menu Utama Account Receiveable ini adalah tempat untuk Bagian Piutang melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan penagihan invoice ke semua pelanggan.
SOP Account Receiveable

Tujuan SOP ini adalah agar bagian piutang dapat secara sistimatis melakukan proses penagihan invoice ke semua pelanggan, sehingga setiap hari pihak manajemen perusahaan dapat mengetahui dengan pasti berapa total piutang yang masih harus diterima dari semua pelanggan.

Tanggung Jawab bagian piutang adalah menjamin bahwa invoice asli yang belum dilunasi pelanggan ada semua datanya dan tidak hilang, serta memastikan bahwa semua pelanggan telah menerima email pemberitahuan mengenai data invoice yang telah jatuh tempo agar segera dilunasi.

Pekerjaan Harian bagian piutang adalah mengumpulkan semua invoice yang belum dilunasi pelanggan dan melakukan proses penagihannya untuk invoice invoice yang telah jatuh tempo. Dibawah ini adalah urutan pekerjaan yang harus dilakukan oleh bagian piutang.


1. Saat Masuk Kantor
2. Selama Jam Kerja
3. Sebelum Pulang Kantor

SOP Descriptions


1. Saat Masuk Kantor

  • 1.1. Lakukan proses billing statement

    Periksa invoice semua pelanggan yang jatuh tempo pada hari ini, kemudian langsung kirim billing statement ke semua pelanggan via email.
    Lakukan dari menu :
    Back Office » Account Receiveable » Periksa Piutang » Billing Statement » Summary

    Cara mengirim billing statement via email :
    » ke semua pelanggan
    » ke salah satu pelanggan

  • 1.2. Koordinasi messenger untuk menagih ke pelanggan

    Atur perjalanan messenger untuk menagih invoice yang sudah disetujui pelanggan akan dibayar hari ini, dimana semua data invoice yang dapat ditagih sudah dipersiapkan sebelum pulang kantor pada hari sebelumnya. (lihat nomor 2.2 dibawah)

  • 1.3. Periksa kembali berkas invoice hari sebelumnya dan arsipkan

    Mungkin saja ada invoice pelanggan kredit yang sebelum pulang kantor pada hari sebelumnya masih sedang diantar oleh messenger, jika hal ini terjadi maka pastikan invoice tersebut sudah ada pada hari ini.

    Kelompokkan invoice asli untuk setiap pelanggan kredit dan masukkan ke map masing masing pelanggan, kemudian lakukan pengarsipan invoice dengan cara mencetak daftar invoice dan credit note keep, setelah itu lampirkan kopi invoice dan credit note keep pada masing masing laporan tersebut.
    Lakukan mencetak daftar invoice dari menu :
    Account Receiveable » Periksa Transaksi Penjualan » Invoice | CN Keep

2. Selama Jam Kerja

  • 2.1. Lakukan penagihan invoice

    Lakukan proses penagihan dengan cara menghubungi via telepon atau sarana komunikasi lainnya yang tersedia, ke semua pelanggan yang terdapat pada daftar laporan Billing Statement Summary.




  • 2.2. Siapkan penagihan invoice untuk esok hari

    Kumpulkan dan kelompokkan invoice yang besok sudah jadwalnya ditagih atau invoice yang sudah disetujui oleh pelanggan akan dibayar esok hari. Tujuan mengerjakan persiapan ini agar esok pagi hari messenger dapat langsung berangkat menagih, secara maceet looh...


3. Sebelum Pulang Kantor

  • 3.1. Serah terima uang, cheque/giro ke kasir

    Kelompokkan invoice yang telah dilunasi oleh pelanggan yang ditagih oleh messenger (lihat nomor 1.2 diatas) dan serahkan uang dan giro/chequenya ke kasir untuk segera diproses bukti penerimaannya oleh kasir pada hari ini juga.

  • 3.2. Kumpulkan dan periksa fisik invoice hari ini

    Kumpulkan dari Front Office semua berkas invoice dan credit note keep yang dibuat hari ini, dan untuk pelanggan kredit pastikan ada invoice aslinya atau tanda terima dari pelanggan jika invoice aslinya tidak ada, kemudian cocokan dengan data di TravelBOS apakah sudah lengkap semuanya atau belum.
    Lakukan pencocokan invoice dari menu :
    Account Receiveable » Periksa Transaksi Penjualan » Invoice | CN Keep

    Jika ada invoice yang masih sedang dikirim oleh messenger, maka catat saja nomor inoice tersebut pada laporan yang diberikan oleh Front Office untuk diperiksa kembali esok hari. (lihat nomor 1.3 diatas)